Ghidul administratorului de imobile

Activitatea de administrare este alcatuita din 3 parti principale:

– contabilitate

– administrare financiara (incasari, plati)

– administrare tehnica

1. Contabilitate asociatii de proprietari:

In cadrul Adunarii generale de constituire, membrii asociatiei pot decide tinerea evidentei contabile in partida simpla sau in partida dubla. Aceasta decizie este foarte importanta mai ales asupra cheltuielilor necesare intocmirii partii contabile.  Daca se alege contabilitatea in partida simpla, administratorul poate intocmi partea contabila si poate face incasati, in schimb, daca se alege contabilitatea in partida dubla, asociatia trebuie sa angajeze separat contabil si casier.

Documentele ce trebuiesc intocmite in cazul contabilitatii in partida simpla sunt urmatoarele:

1. OBLIGATORII:
2. Liste de plata – se intocmesc de catre administrator sau contabil. Pe listele de plata se impart costurile asociatiei conform criteriilor stabilite in legea196/2018 astfel incat totalul cheltuielilor asociatiei pentru luna afisata sa fie egal cu totalul cotelor ce urmeaza a fi achitate de catre proprietari.
3. Registrul de casa model 14-4-7A A4 – se completeaza de catre casier sau de catre administrator daca aceste ocupa si functia de casier. In acest registru se trec toate operatiunile care modifica soldul casei (ex.: incasari, plati, avansuri spre decontare, decontare avansuri, etc.) iar la fiecare sfarsit de zi se calculeaza un soldul de casa.
4. Registrul jurnal model 14-1-1/A – se completeaza de catre administrator cu toate operatiunile care se fac in asociatia de proprietari (ex.: incasari, plati, primire facturi, inregistrare salarii, plata salarii, inregistrare taxe salariati, plata taxe salariati, inchidere de luna, etc.).
5. Registrul fondului de rulment model 14-6-25/A – se completeaza de catre administrator cu toate operatiunile care afecteaza valoarea contribuita la fondul de rulment a fiecarui apartament (ex.: incasare fond de rulment, returnare fond de rulment). Optional se poate intocmi si o fisa a fondului de rulment pe asociatie, care centralizeaza toate filele registrului fondului de rulment, din care sa reiasa clar valoarea contribuita de fiecare apartament la fondul de rulment si valoarea totala a fondului de rulment.
6. Registrul fondului de reparatii model 14-6-25/A – se completeaza de catre administrator cu toate operatiunile care afecteaza valoarea efectiva a fondului de reparatii a fiecarui apartament (ex.: incasare fond reparatii, plati din fondul de reparatii). In cazul acestui fond se pot intocmi, optional, doua fise suplimentare fata de registrul fondului de reparatii, o fisa similara cu cea pentru fondul de rulment, care centralizeaza toate filele registrului fondului de reparatii si o fisa care evidentiaza evolutia soldului efectiv al fondului de reparatii, fisa care are un sold dupa fiecare operatie sau la sfarsit.
7. Registre pentru alte fonduri ale asociatiei model 14-6-25/A – intocmite de catre administrator exact in aceleasi conditii ca ale fondului de reparatii, descrise la punctul 4.
8. State de plata – se intocmesc de catre administrator sau contabil, se repartzeaza pe lista de plata si detaliaza veniturile obtinute de catre angajatii asociatiei si taxele aferente acestora.
9. Situatia elemenelor de activ si pasiv – se intocmeste de catre administrator sau contabil si se depune semestrial la compartimentele specializate în sprijinirea şi îndrumarea asociaţiilor de proprietari din cadrul consiliilor locale. Mai multe detalii: Instructiuni de completare a situatiei de activ pasiv.
10. OPTIONALE:
11. Fise de apartament – se intocmeste cate o fisa pentru fiecare apartament si contine toate operatiunile care afecteaza soldul apartamentelor (ex.: afisare lista de plata – cote de intretinere, afisare lista de plata – fond de rulment, incasare, returnare fond de rulment, etc.). Aceste fise sunt foarte utile in cazul in care avem nevoie sa aratam proprietarilor din ce se compun restantele apartamentelor in cazul in care acestea sunt compuse din mai multe luni.
12. Fise furnizori – se intocmeste cate o fisa pentru fiecare furnizor si contine toate operatiunile care afecteaza soldul furnziorului (ex.: emitere factura, plata factura). Aceste fise ne arata o situatie clara si defalcata a restantelor la furnizori si poate fi si obtinuta de la furnizor, in majoritatea cazurilor acestia o numesc fisa de client.
13. Administrarea financiara consta in gestionarea valorilor banesti si este compusa din:
14. Incasarea de la proprietari a cotelor de intretinere si a fondurilor stabilite, in casieria asociatiei cu bani cash, operatiune pentru care administratorul sau casierul emite chitante sau direct in contul bancar, operatiune care apare in extrasul de cont al asociatiei.
15. Urmarirea restantelor si somarea proprietarilor care intarzie plata cotelor de intretinere si a fondurilor.
16. Plata utilitatilor, a salariilor, a taxelor si a cheltuielilor ocazionale; acestea pot fi facute cash sau direct din contul bancar al asociatiei.
17. Urmarirea restantelor la furnziori si gestionarea platilor astfel incat sa fie evitate depasirile termenelor de plata ale facturilor si calcularea de penalizari.
18. Administrarea tehnica a unei asociatii de proprietari consta in:
19. Monitorizarea periodica a proprietatii comune pentru depistrea eventualelor defecte aparute la instalatiile de folosinta comuna.
20. Instiintarea comitetului executiv despre problemele tehnice aparute in condominiu.
21. Prezentarea de oferte pentru executii de reparatii necesare in asociatie.
22. Supravegherea lucrarilor care se efectueaza in condominiu.