
GDPR in cadrul asociatiei de proprietari
Vom încerca, prin câteva întrebări și răspunsuri sa clarificam situatiile care se regasesc în cadrul asociatiilor de proprietari, referitoare la datele cu caracter personal pe care acestea le folosesc.
La infiintarea asociatiei, persoana desemnata îmi poate cere date cu caracter personal?
DA. Persoana desemnata va poate cere datele personale, pentru a completă acordul de asociere.
Acestea sunt urmatoarele:
- adresa și individualizarea proprietății individuale, potrivit actului de proprietate;
- numele și prenumele tuturor proprietarilor asociați;
- descrierea proprietății, cuprinzând: descrierea condominiului, structura condominiului, numărul de etaje, numărul de proprietăți individuale structurate pe număr de camere, numărul de clădiri, numărul spațiilor cu altă destinație decât aceea de locuință, suprafața terenului aferent condominiului, numărul cadastral sau topografic al imobilului și numărul de carte funciară, pentru imobilele înscrise în evidențele de cadastru și carte funciară;
- enumerarea și descrierea părților aflate în proprietate comună, precum și regulile de folosință a părților comune potrivit Legii nr. 196/2018;
- cota-parte indiviză ce revine fiecărui proprietar din proprietatea comună;
- declarațiile pe propria răspundere ale proprietarilor privind informațiile referitoare la suprafețele utile și construite în situația în care acestea diferă de cele înscrise în actele de proprietate asupra locuințelor sau a spațiilor cu altă destinație.
Președintele asociatiei de proprietari are dreptul de a colecta date cu privire la intocmirea și actualizarea cartii de imobil?
DA. Președintele are dreptul de a cere doar informațiile care se regasesc în ANEXA nr. 8 din HG nr. 295/2021, respectiv:
- Nume și prenume;
- Nr. Și seria Cartii de identitate;
- data mutarii în imobil și felul adresei (domiciliu sau resedinta);
- domiciliul persoanei (inscris în C.I.);
- data mutarii din imobil.
Atât și nimic mai mult.
Presedintele nu are voie sa ceara copie după cartea de identitate a persoanelor care locuiesc în imobil.
Ambele situații sunt prevazute expres de legea nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor.
În concluzie, Regulamentul nu se aplică atâta timp cât colectarea datelor cu caracter personal este reglementata și este obligatorie printr-o anumita lege.
Are asociatia voie sa colecteze date cu caracter personal, precum: adrese de email si numere de telefon?
Aceste date cu caracter personal sunt folosite de marea majoritate a asociatiilor de proprietari care folosesc un soft specializat pentru a tine evidenta contabila, dar nu numai de către aceste asociatii.
În momentul în care se cere un numar de telefon sau o adresa de email, asociatia prelucreaza date cu caracter personal.
Scopul și mijloacele prelucrării datelor de către asociațiile de proprietari pot fi stabilite de către asociație, fiind justificate de interesul legitim al său.
De asemenea, în unele situații, prelucrările de date se pot baza pe consimțământul persoanelor fizice vizate. În acest caz asociatia trebuie sa pună la dispoziția locatarului un consimtamant scris prin care îl informeaza ce date cu caracter personal ii sunt cerute, la ce anume ii folosesc și ce anume face cu ele.
Are asociatia voie sa instaleze un sistem de supraveghere video sa îl utilizeze și sa stocheze imaginile?.
Măsura instalării unui sistem de supraveghere video poate fi luată de către asociația de proprietari în baza interesului legitim al asociaţiei, de ex. pentru asigurarea pazei şi protecției persoanelor, bunurilor și valorilor, a imobilelor și a instalațiilor de utilitate publică, precum și a împrejmuirilor afectate acestora, dar și în zona de acces în imobil sau lifturi.
Argumentele privind justificarea interesului legitim trebuie să se regăsească într-o documentație la nivelul asociației de proprietari și, ulterior, hotărârea de a instala un astfel de sistem trebuie adoptată în cadrul adunării generale a asociaţiei de proprietari, potrivit legii.
Referitor la obligația de informare a persoanei vizate, în spaţiile monitorizate prin camerele de supraveghere video, trebuie instalată o pictogramă adecvată, care să conţină o imagine reprezentativă, poziţionată la o distanţă rezonabilă de locurile unde sunt amplasate echipamentele de supraveghere, astfel încât să poată fi văzută de orice persoană.
În ceea ce privește perioada de stocare a datelor cu caracter personal (imaginea) prelucrate de asociaţie ca urmare a instalării sistemului de supraveghere video, Autoritatea de supraveghere recomandă ca aceasta să nu depăşească 30 zile.
În ceea ce privește instalarea camerelor video pe fiecare nivel/palier din imobil, apreciem că pentru prelucrarea imaginilor respective este necesară obținerea consimțământului fiecărui locatar de pe nivelul/palierul respectiv.